毕业生档案即毕业后的学生档案，学生档案是学校在学生管理活动中形成的，用来记述和反映个人经历、思想品德、专业能力、学习和工作状况以及所受奖励、处罚等方面的原始记录。
毕业生的人事档案由毕业生学籍（生）档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的毕业生学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后的个人档案。
主要包括两部分材料：1.高中档案材料：高考报名登记表、体检表、高中毕业生登记表、高考志愿表等；2.大学档案材料：毕业生登记表、学籍表、入党(团)材料，加入民主党派材料、在校期间奖励、表彰及惩处决定、新生入学体检表和毕业生体检表、社会实践和实习鉴定材料及其他有关须装档的材料等。
大学毕业生档案，对于个人来说，无论是升学、就业、工作调动、出国政审、职称评审、工资调整，还是入党（团）以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等，都将以档案材料的审核为重要依据。
1.高度重视，了解相关的毕业生个人档案知识。
2.毕业后，抓紧办理就业报到证和调档，将档案放在就业单位档案管理部门，或者方便自己利用的地方人才交流中心托管。
根据国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年。为此，有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再由人才交流机构托管了。在这两年里，学校只是保存档案，不会添加这两年你工作的档案记录，如你的转正定级、职称评定等。按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报到证人事部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作一年（以报到日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见，学校保存档案只是“存放”档案，起不到其他作用。
1.负责人事档案关系接收、调出相关手续；
2.办理毕业生的转正定级；
3.档案工资的晋级；
4.职称晋升申报；
5.办理落户手续；
6.出具身份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等；
7.代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。
尽管国家规定毕业生毕业后暂时找不到工作，其档案可免费由学校保管两年，但是如果我们认真考虑，并不合算：1.不能计算工龄；2.不经济。放在学校，看似免费，可当你需要档案时，来回交通、食宿费用，比你放在就近的人才交流中心托管花费要多得多。
1.所需材料
办理学生档案转移所必需的材料包括：报到证白联、调档函，或其中之一。特别提醒：必须持原件（没有原件的必须在复印件上加盖学院公章、专职辅导员签字）进行调档。必需的调档材料详解如下：
（1）“报到证”正式名称为“全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书”，一般为两联：本科生为蓝白联，研究生为粉白联。
（2）“调档函”一般包括用人单位开具的调档函、商调函或接收函；各市、县人力资源和社会保障局（或人才交流中心）开具的调档函或接收函；高等院校为考取的研究生或双学位学生开具的调档函件等。
2.备注信息
务必在报到证或者调档函空白处用铅笔备注以下信息：
（1）常用联系方式
（2）身份证号
（3）师大学号
（4）师大毕业学院
（5）师大毕业专业
（6）档案转移的详细地址（省、市、区（县）、路、号）+具体接收单位
毕业生档案邮寄有严格的交接签收程序，一般情况下不会遗失。转递档案一般需要5-15天左右，毕业生到用人单位报到一个月后，要及时到自己所在单位的人事主管部门了解自己的档案是否已经寄达（档案保存在人才交流中心等机构或派至生源地教育局、人事局的可到相关教育、人事部门查询）。
若用人单位或人才交流中心未收到毕业生档案，毕业生或接收单位人事部门可向学校档案馆-学生档案室电话咨询
《报到证》由原来《派遣证》转化而来，其作用是：
1、毕业生到就业单位报到的凭证和依据。
2、毕业生参加工作时间的初始记载和凭证。
3、调档凭证。毕业生到就业单位报到时，须持《报到证》（蓝页）。学校相关部门依据《报到证》为毕业生办理档案转递、组织关系转移和户籍迁移等手续，就业单位所在地公安部门凭《报到证》为毕业生办理落户手续，就业单位凭《报到证》为毕业生办理相关工作手续。
4、对自主创业的毕业生可凭《报到证》到有关部门办理减免有关税费手续。
5、毕业生到非国有单位就业时办理人事代理手续的凭证。
6、毕业生就业的证明。
7、干部身份证明。
1、本人提交书面申请；
2、出示《毕业证书》原件及工作单位介绍信；
3、到学生处领取《高等学校毕业生登记表》并办理相关手续；
4、到毕业时所在学院办理有关材料；
5、到档案馆复印录取花名册和学籍材料并加盖公章；
以上手续办理完毕后，由档案馆将档案密封后按规定转递到毕业生档案接收单位。
毕业生集体办理报到证应由辅导员到学校就业创业指导服务中心咨询办理，也可以网上个人申请办理，详询就业创业指导服务中心就业管理服务科。
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