毕业生档案管理办法是各个学校自己制定的
随着毕业生就业制度改革的进一步深入，毕业生就业形式日趋多样化,对毕业生档案、户口管理和服务工作提出了更高的要求。根据湖南省教育厅制定的《湖南省普通大中专学校毕业生档案及户口管理办法（试行）》之规定，结合我院实际情况，特制定《湖南工业职业技术学院毕业生档案管理办法（补充说明）》。
第一条、离校时已落实就业单位的或要求回生源地自主择业的毕业生，须在每年六月十日之前填写《湖南工业职业技术学院办理报到证申请表》方可在毕业离校时领取报到证及户口迁移证。
第二条、离校时未落实就业单位的毕业生，必须在离校前填写《湖南省普通大中专学校毕业生档案、户口保管、转递申请表》（见附件1）。可申请将档案、户口留学校管理两年，学校免收档案管理服务费用；也可申请将档案、户口关系转至湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心，择业期内免收档案管理服务费用。
第三条、申请将档案、户口留校管理未落实就业单位的毕业生应与学校签订《湖南省普通大中专学校毕业生档案、户口留校托管协议书》（见附件2）。以便离校后及可与学校就业部门联系，学校可根据其专业在两年内及时安排其与下一届毕业生参加毕业生招聘会。
第四条、档案、户口留校托管的毕业生，在托管期间落实了就业单位的，由学校负责为其办理就业报到证，并凭报到证及时办理档案、户口迁转手续。
第五条、托管期满的毕业生应主动到学校办理档案、户口转出手续。否则，学校有权按托管协议书的约定将档案、户口转至有关就业服务机构。
第六条、档案、户口留校托管的毕业生不等同于在校学生、不能享受在校生的待遇。
第七条、各学校应明确具体部门和具体人员负责管理毕业生留校托管的档案、户口，并安排专项管理经费
